Produktkonfigurator, CPQ & moderne KI-Lösung: Was braucht Ihr Unternehmen wirklich?

Wenn Unternehmen in Software für den Vertriebsprozessinvestieren, stellt sich häufig die Frage: Brauchen wir einen Produktkonfigurator, ein CPQ-System? Oder vielleicht sogar beides? Die Begriffe werden oft synonym verwendet, dabei könnte eine visuelle Darstellung eher wie eine Art aufeinander aufbauendes Stufenmodell aussehen.

Wer hier die Nase vorn haben will, versteht die Unterschiede genau und hat eine Vorstellung, wie die Softwarelandschaft rund um diese beiden Systeme aussieht.
In diesem Artikel zeigen wir ein einfaches Modell: Vom Produktkonfigurator über das CPQ-System bis hin zur modernen, KI-gestützten Komplettlösung.

Diese Entwicklung kann in einem Ringmodell visualisiertwerden:

- Innerer Ring: Produktkonfigurator (die technische Basis)

- Mittlerer Ring: die Vertriebsschicht

-  Äußerer Ring: die intelligente Ebene

Jede Schicht baut auf der vorherigen auf, ersetzt sie jedoch nicht! Das bedeutet, es kann davon ausgegangen werden, dass z.B. in der intelligenten dritten Ebene sowohl die Funktionalitäten des CPQ-Systems als auch die des Konfigurators bereits integriert sind und nicht drei verschiedene Programme eingeführt werden müssen.

 

Ring 1: Was ist ein Produktkonfigurator?

Ein Produktkonfigurator ist eine Software, die es ermöglicht, komplexe Produkte aus verschiedenen Komponenten, Optionen und Varianten zusammenzustellen. Das System prüft dabei automatisch, welche Kombinationen technisch möglich und sinnvoll sind.

Typische Funktionen eines Produktkonfigurators:

- Variantenauswahl: Farben, Größen, Materialien, Ausstattungen

- Regelbasierte Validierung: „Wenn Motor A, dann nur Getriebe B oder C"

- Visuelle Darstellung: 2D/3D-Vorschau der Konfiguration

- Stücklistengenerierung: Automatische Erstellung der Fertigungsunterlagen

Beispiel aus der Praxis:

Ein Maschinenbauer bietet Förderbänder an. Der Kunde schreibt eine E-Mail mit den Details für sein gewünschtes Förderband:

- Bandbreite: 80 cm
- Länge: 12 Meter
- Material: Edelstahl

Hier gibt der Vertriebsmitarbeiter die Anforderungen in den Konfigurator ein, der anzeigt, dass bei dieser Länge und dem gewählten Material ein verstärkter Rahmen erforderlich ist und diesen zur Konfiguration hinzufügt.

Grenzen des Konfigurators:

Der Produktkonfigurator ist darauf ausgelegt, technische Zusammenhänge abzubilden, allerdings nicht den gesamten Vertriebsprozess.

Das zeigt sich insbesondere bei:

- komplexen Preisstrukturen
- individuellen Kundenkonditionen
- umfangreichen Angebots- und Vertriebsprozessen
- service- oder projektgetriebenen Geschäftsmodellen

Natürlich benötigen die Nutzer des Konfigurators trotzdem eine umfassende Wissensbasis bei der Verwendung des Programms. Durch die teilweise hohe Variantenvielfalt müssen Vertriebsmitarbeiter eine solide Basis an Produktwissen im Kopf haben, um sinnvolle Entscheidungen im Verkauf treffen zu können, denn der Produktkonfigurator ist einzig eine Unterstützung im Konfigurationsprozess.

Außerdem ist der Produktkonfigurator typischerweise für CTO-Szenarien ausgelegt („Configure-to-order“, Standardkomponenten werden zu einer Variante konfiguriert), das bedeutet, dass er bei komplexeren und individuelleren Lösungen schnell an seine Grenzen stößt.

 

Ring 2: Was ist ein CPQ-System?

CPQ steht für „Configure, Price, Quote“, also „Konfigurieren, Bepreisen, Angebot erstellen“. Ein CPQ-System geht über den reinen Produktkonfigurator hinaus und bildet den gesamten Angebotsprozess ab.

Die drei Säulen von CPQ:

1. Configure (Konfigurieren): Produktzusammenstellung wie beim Konfigurator

2. Price (Bepreisung): Komplexe Preislogik mit Rabatten, Staffeln, Währungen

3. Quote (Angebot): Automatische Angebotsdokumente mit allen kaufmännischen Details

Was CPQ zusätzlich kann:

- Dynamische Preisberechnung: Mengenrabatte, Kundenkonditionen, Marktpreise

- Genehmigungsworkflows: Automatische Freigaben bei Sonderkonditionen

- CRM-Integration: Verknüpfung mit Kundendaten und Verkaufschancen

- Angebotsverfolgung: Versionierung, Gültigkeiten, Nachverfolgung

- Cross-Selling: Intelligente Zusatzempfehlungen

Beispiel aus der Praxis:

Derselbe Maschinenbauer nutzt CPQ für das Förderband-Angebot:

Produktkonfigurator (wie oben)
+ Automatische Berechnung des Kundenrabatts
+ Hinzufügen von Wartungsvertrag und Ersatzteilpaket
+ Generierung eines PDF-Angebots im Corporate Design

Grenzen des CPQ-Systems:

CPQ-Systeme sind in der Regel:

- stark regelbasiert
- abhängig von gepflegten Daten
- reaktiv statt proaktiv

...und das ist auch gut so! Tatsächlich liegt darin genau die Stärke des Systems, allerdings muss auch der entsprechende menschliche Input in diesen Programmen stimmen, der oft fehleranfällig und unvollständig sein kann. Gerade unerfahrene Vertriebsmitarbeiter beherrschen die genauen Klickpfade, die genaue Wissenspflege und die genaue Einschätzung, wo welche Option sinnvoll ist, noch nicht so gut.

Da diese Bereiche allerdings genau die sind, die für einen effektiven Einsatz des CPQ-Systems entscheidend sind, können dessen Grenzen an diesem, sehr menschlichen Punkt, festgesteckt werden.
Generell kann auch hier festgestellt werden, dass eine hohe Expertise der Nutzer vorausgesetzt werden muss, um korrekte Vertriebsprozesse über die Software abzuwickeln. Die Unterstützung durch die Software ist hier zwar schon deutlich größer, ohne fundiertes Produktwissen können jedoch leicht Fehlentscheidungen getroffen werden.

 

Ring 3: Moderne, KI-gestützte Komplettlösung

Eine moderne, KI-gestützte Komplettlösung baut auf den bestehenden Systemen auf und erweitert diese um eine zusätzliche, intelligente Ebene der Unterstützung im Vertriebsprozess. Dabei ersetzt sie weder den Produktkonfigurator noch das CPQ-System, sondern nutzt deren Logik und Datenbasis effizienter. Außerdem können deutlich mehr der Unternehmensdaten genutzt werden: historische Angebote, PDF-Archive und Produktdaten aus der Fertigung können hier für den Vertriebsprozess wertschöpfend verwendet werden.
Das bedeutet, dass auch komplexe CTO+ und ETO-Anfragen („Configure-to-order +“,„Engineer-to-order“, individuellere Kundenkonfigurationen, die deutlich über die Konfiguration von Standardkomponenten hinausgehen) mit Leichtigkeit bearbeitet werden können.

Was die Lösung zusätzlich leistet:

- Analyse von Kundenanfragen: E-Mails, Dokumente oder Lastenhefte werden
automatisch ausgewertet

- Anforderungsextraktion: Relevante Informationen werden strukturiert aufbereitet

- Vorschläge für Konfigurationen: Basierend auf bestehenden Regeln und Daten

- Unterstützung bei Entscheidungen: Vorauswahl sinnvoller Optionen

- Automatisierte Angebotserstellung: Übergabe an bestehende CPQ-Prozesse

Beispiel aus der Praxis:

Das Angebot für das Förderband durchläuft eine intelligente, KI-basierte Vertriebslösung:

- automatische Analyse der Anfrage mit Extraktion der Kundenanforderungen

- Nutzung der vorhandenen Unternehmensdaten zur automatischen, logikbasierten Konfiguration von unterschiedlichen Wunschvarianten

- Vorschlag von mehreren passenden Konfigurationen (inkl. technischer Validierung, basierend auf Produktregeln und historischen Angeboten), um auf spezifische Kundenwünsche einzugehen

- Bei paralleler Nutzung mehrerer Systeme: Übergabe an das CPQ-System zur Preis- und Angebotserstellung

Wir bei SquareNeo entwickeln ein System für die nächste Evolutionsstufe von CPQ-Systemen, eine moderne, KI-gestützte Software, die den Vertriebsprozess optimiert.

Wer braucht was?

Nachdem wir nun diese drei Varianten von Vertriebssoftware unter die Lupe genommen haben, möchten wir im letzten Schritt eine Einordnung erstellen, wer welches der Softwareprodukte benötigt.

Die Wahl der richtigen Software hängt von der Komplexität Ihrer Produkte, Ihrer Vertriebsprozesse und Ihren geschäftlichen Anforderungen ab. Hier eine kurze Orientierungshilfe:

Produktkonfigurator:

- Für wen? Unternehmen mit komplexen, aber standardisierten Produkten, die eine klare technische Konfiguration erfordern

- Wenn Sie nur eine Lösung benötigen, um technische Produktvarianten zu verwalten und einfache Konfigurationen zuerstellen, ist ein Produktkonfigurator die richtige Wahl.

CPQ-System:

- Für wen? Unternehmen, die nicht nur technischeKonfigurationen, sondern auch komplexe Preisgestaltungen, kundenspezifische Konditionen und umfangreiche Angebotsprozesse benötigen.

- Wenn Ihr Vertriebsprozess über die reine Produktkonfiguration hinausgeht und Sie kaufmännische Aspekte wie Preisgestaltung und Angebotsmanagement integrieren müssen, ist ein CPQ-System die passende Lösung.

Moderne, KI-gestützte Komplettlösung:

- Für wen? Unternehmen, die ihre Vertriebsprozesse vollständig optimieren möchten, indem sie KI nutzen, um Anfragen schneller zu analysieren, Konfigurationen vorzuschlagen und den Vertriebsmitarbeitern intelligente Unterstützung zu bieten.

- Wenn Sie bereits ein CPQ-System nutzen oder planen, dieses einzuführen, und zusätzlich von KI-Unterstützung profitieren möchten, um die Effizienz und Genauigkeit Ihrer Angebote massiv zu steigern, ist eine moderne KI-Lösung der nächste logische Schritt. Außerdem liegt hier großes Potenzial, wenn Sie komplexe CTO+ oder ETO-Produkte anbieten, da die KI hier einen Großteil des manuellen Aufwands abnehmen kann, der in diesen Szenarien typischerweise entsteht.

Fazit

Die Entscheidung zwischen einem Produktkonfigurator, einem CPQ-System oder einer KI-gestützten Komplettlösung hängt von Ihren spezifischen Anforderungen ab. Während ein Produktkonfigurator die technische Basis bildet, erweitert ein CPQ-System diese um kaufmännische Funktionen. Eine KI-gestützte Lösung wiederum baut auf beiden auf und bietet zusätzliche Intelligenz und Automatisierung. Beginnen Sie gedanklich mit dem, was Sie heute brauchen, und planen Sie die mit Erweiterungen für morgen.

Falls Sie Interesse an unseren Lösungen für die Vertriebsoptimierung haben,buchen Sie sich gerne einen kostenlosen und unverbindlichen Beratungstermin auf squareneo.de/demo.